Comment organiser son événement professionnel avec la COVID-19 ?

• Étape 1 : Se renseigner sur le protocole sanitaire en vigueur

Avant toute chose, renseignez-vous sur les dernières mesures sanitaires mises en place par le Gouvernement sur le site officiel (https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus).
Celles-ci confirmeront la faisabilité de votre événement, le type de rassemblement à privilégier et la jauge de personnes autorisées.

Tout aussi important : renseignez-vous également sur le protocole sanitaire mis en place dans le lieu qui accueillera votre événement. Il devra être en cohérence avec celui du Gouvernement.

D’ailleurs, le nôtre est ici ➡️ https://knva.fr/nos-mesures-sanitaires-face-au-covid-19

• Étape 2 : Communiquer avec votre équipe

Regroupez les membres en charge de la mise en place de l’événement pour un premier briefing. Assurez-vous donc que chacun soit au courant et prêt à appliquer le protocole sanitaire avant, pendant et après l’événement, tout en étant parfaitement apte à répondre aux interrogations des participants.

• Étape 3 : Définir un référent COVID

En définissant les rôles de votre équipe, nommez parmi vous un (voire deux) référent COVID. Cette personne s’occupera de superviser la mise en place du protocole sanitaire de A à Z. Elle devra par ailleurs :

• Communiquer avec les participants afin de les informer des mesures sanitaires qui seront mises en place durant l’événement.
• Assurer la gestion des stocks des masques et des gels hydroalcooliques.
• Communiquer avec l'équipe du lieu qui accueillera votre événement pour assurer :
  • La mise en place de signalétique dans les espaces communs avec les rappels des gestes barrières.
  • L’aménagement des espaces en respect avec le type d’événement et les distanciations sociales requises à cette période.
  • Le nettoyage des espaces (réception, restauration, sanitaires) et la désinfection des points de contact.
• Prévoir un service de restauration adapté, en privilégiant des repas avec des portions individuelles : plateaux-repas, foodtruck, service à table…

C’est le D-Day ! En tant que référent COVID, munissez-vous d’une check list pour n’oublier aucune de vos missions et assurer le parfait déroulé de l’événement.

• Étape 1 : Accueillir les participants
  • Scanner les pass vaccinaux*.
  • Enregistrer les coordonnées des participants pour les contacter facilement à l’issu de l’événement en cas de détection de cas COVID positifs*.
  • Inviter les participants à mettre du gel hydroalcoolique régulièrement.
  • Rappeler que le port du masque est obligatoire (hors moment de restauration).

• Étape 2 : Entretenir les espaces de réception
  • Assurer que la circulation entre les espaces soit fluide.
  • Aérer les salles chaque heure durant 10 minutes, afin de faire circuler l’air.
  • « En plus de limiter la propagation du virus, l’air frais favorise la concentration et stimule les esprits ! » - Charlotte, chez Knva

*Ces mesures peuvent évoluer selon le protocole sanitaire en vigueur au moment de votre événement.

Et oui, il y a toujours un « après » 😉 Surtout pour ceux qui organisent ! Alors pour ne rien oublier une fois que la fête est passée, laissez-vous guider par cette dernière TO DO LIST « après le jour-J ».

Accordez-vous avec l’équipe du lieu pour mettre en place les actions suivantes :

• Lorsque les invités ont quitté les lieux, prévoyez l’aération immédiate de tous les espaces durant plusieurs dizaines de minutes.
• Le nettoyage des surfaces et des appareils qui ont été utilisés (fauteuils, écrans tactiles, micros, pupitre, poignées, machines à café, sanitaires …) ne doit pas être négligé.
• Jetez les masques utilisés et les poubelles.

Une fois la logistique passée, deux dernières étapes seront particulièrement appréciées :

• Par email ou par téléphone, remerciez les participants pour leur confiance et demandez-leur leurs impressions quant à votre organisation et aux respects des mesures sanitaires.
• Si un cas COVID vous est remonté après l’événement, informez les autres participants rapidement afin qu’ils puissent réaliser immédiatement un test de dépistage.

Si certaines des mesures sanitaires en vigueur ne vous permettent pas encore d’organiser votre événement comme vous le souhaiter, la team Knva vous propose de le transposer en digital !

Nous disposons de salles aux multiples ambiances ainsi que d’un studio mobile avec fond vert pour personnaliser votre live.  

Profitez d’une grande marge de liberté pour vous retrouver, mais autrement !