Guide de location de salle pour un événement professionnel réussi

Quand certains aiment avoir le choix, d’autres ont plus de mal à prendre une décision face à une multitude de possibilités. C’est pourquoi la team Knva vous propose un petit coup de pouce pour vous guider dans votre recherche de l’espace parfait.

Avant d’interroger Google, commencez par définir un cahier des charges clair et précis de votre événement. Sur votre ordinateur ou avec un crayon et un cahier, répondez à ces questions pour définir les grandes lignes des besoins de votre événement :

• Quel type d’événement organisez-vous ? Réunion, séminaire, formation…
• Combien de personnes seront présentes ? 5, 10, 50, 100, 500…
• Quelle sera la durée de votre événement ? Demi-journée, journée, sur deux jours…
• Quelle sera la disposition de votre événement ? Assis, debout, les deux…
• Aurez-vous besoin de matériel spécifique ? Écran TV, projecteur, estrade…
• Quel type d’ambiance recherchez-vous ? Atypique, extérieure, végétale, classique…
• Dans quelle ville organiserez-vous votre événement ? Paris, Lyon, Toulouse, Lille…
• Aurez-vous besoin d’un service de restauration ? Déjeuner, pauses gourmandes…

Les critères pour choisir votre salle

Maintenant que la configuration de votre événement est définie, il est plus simple de se projeter sur le type de lieu à sélectionner. Listez vos besoins en mobilier, équipements technologiques et fournitures. Certaines salles seront équipées tandis que d’autres disposeront du strict minimum. 
Vous avez besoin de matériel précis, tels qu’un vidéoprojecteur, une barre de son, des post-it ou encore d’un tableau blanc avec des feutres Velléda ? Lisez avec attention les descriptifs des salles que vous trouverez en ligne ou faites-en directement part à la personne avec qui vous êtes en relation.

Réfléchissez également à l’espace dont vous avez besoin et n’hésitez pas à demander un plan de salle. Vos collaborateurs ont-ils besoin de tables pour poser leurs ordinateurs et prendre des notes ? Un intervenant aura-t-il besoin de se déplacer dans salle pour dispenser sa formation ? Un traiteur devra-t-il dresser un buffet pour une table de petit-déjeuner ? L’équipement de la salle devra-t-il être modulable ?
Bien sûr, toutes ces questions seront à nouveau abordées avec le Chargé événementiel qui réceptionnera votre projet. Anticiper vous fera gagner du temps et affinera vos recherches. 

Malgré toutes ses idées, vous avez toujours du mal à vous y retrouver ? L’équipe Knva a mis en place un configurateur en ligne pour vous aider à trouver la salle de vos rêves selon vos critères. Essayez-le !

Coût de location d’un espace pour vos événements professionnels 

C’est certainement la première chose à laquelle vous avez pensé. Combien coûte la location d’une salle de réunion, de formation ou de séminaire ? Évidemment, tout dépend des critères de votre événement. Pour exemple, consultez les tarifs des salles de réunion Knva directement sur notre site.

En plus du nombre de personnes, de la taille de la salle et de la durée de votre événement, d’autres dépenses peuvent s’ajouter à votre budget. Notez dans les coûts annexes possibles : du matériel, du mobilier, un service de livraison ou encore un intervenant. Pensez aux traiteurs, aux déplacements de vos collaborateurs et aux potentiels besoins d’hébergement si l’événement se déroule loin de vos locaux.

Les destinations classiques

Sans surprise, les grandes villes de France sont celles qui recensent la plus grande concentration d’espaces pour un événement professionnel. Paris, Marseille et Lyon sont dans le top 3 car elles sont facilement accessibles en voiture et en transports en commun.

Lyon est une destination qui peut mettre tout le monde d’accord. Entre ville, mer et montagne, elle est le compromis parfait pour donner rendez-vous à vos collaborateurs. Car en plus de louer une salle adaptée à votre événement, vous pouvez en profiter pour explorer les environs. Une démarche totalement adaptée dans le cadre d’un séminaire par exemple.
 

Les destinations insolites

Depuis le COVID-19, la campagne n’a jamais rencontrée un tel succès qu’aujourd’hui. Alors si vous avez envie de vous couper de votre train-train quotidien et que la verdure, le chant des oiseaux et le calme vous font de l’œil : vous pouvez tout à fait organiser votre événement dans des destinations plus insolites.

Louer un chalet sur deux jours pour une soirée d’entreprise à Méribel au milieu des montagnes, réservez une salle de séminaire dans une cave du Beaujolais, ou encore faites un tour du côté de Saint-Tropez pour organiser une formation face à la mer. Il existe une infinité de combinaisons pour rendre votre événement unique !